KI in der Steuerberatung: Mandatsdaten, § 62a StBerG und GoBD
Eine Steuerkanzlei darf KI-Dienste für Mandatsarbeit nutzen, auch ohne jeden Mandanten einzeln zu fragen. Der Weg dahin führt über § 62a StBerG, und der verlangt einen Vertrag in Textform, in dem sich der Anbieter zur Verschwiegenheit verpflichtet. Fehlt dieser Vertrag, darf nichts mit Mandatsbezug in das Werkzeug. Das ist in vielen Kanzleien der eigentliche Engpass. Die Bundessteuerberaterkammer schreibt in ihrer KI-FAQ selbst, ein solcher Vertragsschluss mit einem Provider könne, „sofern diese Möglichkeit überhaupt besteht“, im Einzelfall kompliziert und zeitaufwändig sein.
Wie Steuerberater im Vergleich zu Anwälten und Wirtschaftsprüfern dastehen, haben wir im Ratgeber KI in der Kanzlei und § 203 StGB beschrieben. Hier geht es um den Alltag einer Steuerkanzlei, mit Stand Oktober 2026.
Von der Lohnabrechnung bis zum Newsletter
Wie streng Sie sein müssen, hängt am Vorgang. Die BStBK unterscheidet in ihrer FAQ Vertraulichkeitsstufen und nennt Beispiele. Eine vollständige Einkommensteuererklärung mit Namen und Steuer-ID gehört danach nur in ein System, das für hohe Vertraulichkeit freigegeben ist, ebenso ein E-Mail-Entwurf an einen konkreten Mandanten. Ein Newsletter dagegen darf in der Regel auch durch eine öffentlich verfügbare KI.
| Vorgang in der Kanzlei | Was im Prompt steht | Wo er hingehört |
|---|---|---|
| Mandantenrundschreiben zu Gesetzesänderungen | nur öffentliche Information | jedes freigegebene Werkzeug |
| Recherche zu einer Rechtsfrage ohne Sachverhalt | abstrakte Frage | jedes freigegebene Werkzeug |
| Einspruch gegen einen Bescheid entwerfen | Sachverhalt, Steuernummer, Beträge | Werkzeug mit Vertrag nach § 62a Abs. 3 StBerG |
| Belege vorkontieren, Buchungsvorschläge | Lieferanten, Beträge, Kontoverbindungen | Werkzeug mit Vertrag nach § 62a; GoBD beachten |
| Lohnabrechnung, Krankmeldungen, Pfändungen | Beschäftigtendaten, teils Gesundheitsdaten | Werkzeug mit Vertrag nach § 62a, Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen |
| Gestaltungsberatung für einen Unternehmer | Bilanzzahlen, Pläne, Familienverhältnisse | Werkzeug mit Vertrag nach § 62a, Einwilligung nach Abs. 5 erwägen |
Die dritte Spalte hat eine Lücke, die man kennen sollte. Pseudonymisieren hilft bei Namen und Nummern. Ein Jahresabschluss mit Umsatz, Branche und Ort bleibt aber auch ohne Firmennamen erkennbar, und anders als die DSGVO schützt die Verschwiegenheit auch Daten von Unternehmen. Die BStBK erinnert daran, dass bei hochgeladenen Dokumenten „wirklich auf keiner Seite“ mehr Name, Adresse oder Steuernummer erkennbar sein darf. Bei einem zwanzigseitigen PDF ist das Handarbeit.
Was § 62a StBerG vom Anbieter verlangt
§ 57 Abs. 1 StBerG erstreckt die Verschwiegenheit auf „alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist“. Strafrechtlich sichert § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB das ab, für Organe von Berufsausübungsgesellschaften Nr. 3a. § 62a StBerG ist die Brücke zum Dienstleister, also auch zum KI-Anbieter. Lesen Sie den Vertrag Ihres Anbieters mit diesen Fragen im Kopf.
Steht er in Textform, und verpflichtet er den Anbieter zur Verschwiegenheit, mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen (Abs. 3 Nr. 1)? Darf sich der Anbieter nur so weit Kenntnis verschaffen, wie es zur Vertragserfüllung nötig ist (Nr. 2)? Ist geregelt, ob er weitere Personen einsetzen darf, und muss er diese dann seinerseits in Textform verpflichten (Nr. 3)? Bei einem KI-Dienst sind das typischerweise Rechenzentrum, Support und, je nach Modell, der Modellanbieter.
Wird der Dienst im Ausland erbracht, verlangt Abs. 4 einen Geheimnisschutz, der dem Schutz im Inland „vergleichbar“ ist. Bei einem US-Modell, das über eine europäische Oberfläche angesprochen wird, ist das eine echte Prüfaufgabe und keine Formsache. Abs. 2 verlangt zudem eine sorgfältige Auswahl und das unverzügliche Ende der Zusammenarbeit, wenn der Anbieter die Vorgaben nicht mehr einhält. Und Abs. 8 stellt klar, dass der Datenschutz unberührt bleibt. Den Auftragsverarbeitungsvertrag brauchen Sie also zusätzlich.
Vergessen Sie die eigenen Leute nicht. Nach § 62 StBerG verpflichten Sie Ihre Beschäftigten in Textform zur Verschwiegenheit und belehren sie über die Strafbarkeit. Wenn die Belehrung schon ein paar Jahre alt ist, lohnt ein Satz zu KI-Werkzeugen. Fehlt beim Anbieter die Verpflichtung und gibt der etwas preis, haften Sie nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB strafrechtlich mit.
Einwilligung beim Einzelmandat: ein Formulierungsvorschlag
Dient ein Dienst „unmittelbar einem einzelnen Mandat“, verlangt § 62a Abs. 5 StBerG die Einwilligung des Mandanten. Die BStBK grenzt das so ab, dass allgemeine IT-Struktur und allgemeine Arbeitsmittel nicht darunter fallen. Ob ein KI-Werkzeug, das im Mandat eingesetzt wird, noch allgemeines Arbeitsmittel ist, lässt sie offen. Wer auf Nummer sicher gehen will, nimmt eine Einwilligung in die Mandatsvereinbarung auf. Wichtig dabei: Nach Abs. 6 gelten Auswahlpflicht und Vertragsinhalt auch dann weiter, es sei denn, der Mandant verzichtet ausdrücklich darauf.
Ein Vorschlag, den Sie mit Ihrer Kammer oder Ihrem Berater abstimmen sollten:
Den letzten Satz würden wir nicht weglassen. Er beschreibt, was die BStBK ohnehin verlangt, denn die abschließende Prüfung muss nach ihrer FAQ „zwingend der Steuerberater übernehmen“. Mandanten lesen ihn als Zusage.
Wenn KI die Buchführung des Mandanten berührt
Bei der Finanzbuchhaltung kommt eine zweite Perspektive dazu. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025) legen die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher „allein“ dem Steuerpflichtigen auf, ausdrücklich auch dann, wenn er Buchführungsaufgaben an einen Steuerberater auslagert (Rz. 21). Für jedes DV-System muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens hervorgehen (Rz. 151). Ob das System gekauft ist oder in der Cloud läuft, spielt keine Rolle (Rz. 20).
Zu KI sagen die GoBD nichts. Wir lesen sie so, dass ein Werkzeug, das Belege ausliest und Kontierungen vorschlägt, Teil des beschriebenen Verfahrens ist und in die Verfahrensdokumentation gehört. Hinein gehört dann auch, wer den Vorschlag prüft und freigibt. Für Ihren Mandanten ist das relevant, weil er bei der Betriebsprüfung für das Verfahren geradesteht. Für Sie, weil Sie ihm die Beschreibung liefern müssen.
Den Einsatz festhalten
Eine gesetzliche Form für die Dokumentation von KI-Werkzeugen gibt es laut BStBK nicht. Sie empfiehlt ein KI-Verzeichnis, eine schlanke Tabelle mit Werkzeug, Zweck, Datenarten, Prüfmechanismen und Verantwortlichen. Den Aufwand stuft sie in drei Stufen. Leicht ist allgemeine Nutzung ohne Fach- oder Mandatsdaten, mittel ist fachliche Nutzung ohne Mandatsdaten, hoch ist Prozessintegration oder die Arbeit mit Mandatsdaten. Die Tabelle oben lässt sich direkt in so ein Verzeichnis übernehmen.
Zwei Dinge gehören außerdem in die Unterlagen. Die BStBK rät, Mandanten in der Datenschutzinformation darüber aufzuklären, dass KI-Werkzeuge eingesetzt werden und welche Datenkategorien sie verarbeiten. Und für die Berufshaftpflicht hält sie KI-Fehler in der Regel für gedeckt, rät aber, im Zweifel beim Versicherer nachzufragen. Eine allgemeine Vorlage für die interne Regel finden Sie im Ratgeber KI-Richtlinie.
Was Myra AI Workspace dazu beiträgt
Myra bietet eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB und § 43e BRAO an. Ob sie für Ihre Kanzlei auch die Punkte aus § 62a Abs. 3 StBerG abdeckt, sollten Sie vor dem Vertrag mit uns klären und sich schriftlich bestätigen lassen. Das gilt bei jedem Anbieter, auch bei uns.
Technisch können Sie in Myra AI Workspace Mandatsarbeit in Projekte mit der Zugriffsstufe „Nur lokal“ legen. Dort stehen nur Myra-Modelle zur Wahl; Cloud-Modelle, Websuche und externe Tools sind gesperrt. Ihre Eingaben gehen dann an keinen externen Modellanbieter, und die Kette der weiteren Personen nach § 62a Abs. 3 Nr. 3 wird kürzer. Myra-Modelle laufen auf Myras eigener EU-Infrastruktur, in bezahlten Self-Serve-Tarifen über das Zusatzpaket „EU-Gov“. AI Workspace läuft auf BSI-C5-Typ-2-testierter Myra-Infrastruktur; das Testat bezieht sich auf diese Infrastruktur, die Anwendung selbst erfasst es nicht.
Für Rundschreiben und Recherchen dürfen Sie freier wählen. Die farbige Anzeige neben der Modellauswahl zeigt vor dem Senden, wohin der Text geht: Grün mit „Lokales Modell“ oder „Lokal + Maskierung“ bleibt bei Myra, Gelb („Datenschutz an“) geht maskiert an ein externes Modell, Rot („Datenschutz aus“) unmaskiert. Die Maskierung ist in allen Tarifen verfügbar. Für deutsche Kennungen wie Steuer-ID und USt-IdNr. gibt es eigene Erkennungen mit Prüfsummenprüfung, die pro Detektor eingeschaltet werden; lassen Sie sich zeigen, welche in Ihrem Mandanten aktiv sind. Sie ist eine Pseudonymisierung und ersetzt beim Sachverhalt eines Mandats nicht das lokale Projekt. Die EU-Untergrenze für externe Modelle ist ab Werk aus und lässt sich einschalten.
Für Ihre Datenschutzakte sollten Sie wissen, dass das Anfrageprotokoll standardmäßig auch Prompts und Antworten speichert; Myra kann das auf Wunsch pro Mandant abschalten. Soll eine Unterhaltung gar nicht erst gespeichert werden, nutzen Sie den „Ghost-Modus“; dann speichert und protokolliert AI Workspace die Unterhaltung nicht. Myra verwendet Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen. Admin-Änderungen und Sicherheitsereignisse werden protokolliert, bei Bedarf manipulationserkennbar per Hash-Kette. Die Bedienoberfläche ist auf Deutsch und Englisch verfügbar.
Häufige Fragen
Brauche ich für jeden KI-Einsatz die Einwilligung des Mandanten?
Nein. § 62a Abs. 1 StBerG erlaubt es, einem Dienstleister Zugang zu geschützten Tatsachen zu geben, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist, ohne dass der Mandant zustimmen muss. Voraussetzung ist ein Vertrag in Textform nach Abs. 3. Die Einwilligung brauchen Sie nach Abs. 5 erst, wenn der Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat dient. Ob das bei einem KI-Werkzeug der Fall ist, hält die Bundessteuerberaterkammer für nicht zweifelsfrei geklärt. Sie rät deshalb dazu, vor der Eingabe sensibler Mandatsdaten die Einwilligung einzuholen oder die Daten zu anonymisieren beziehungsweise zu pseudonymisieren.
Reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-Anbieter?
Für den Datenschutz ja, für das Berufsrecht nicht. Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. § 62a Abs. 3 StBerG verlangt dagegen eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, eine Beschränkung der Kenntnisnahme auf das Erforderliche und eine Regel zu weiteren Personen. Außerdem schützt die Verschwiegenheit auch Daten von Unternehmen, die die DSGVO gar nicht erfasst. Beides kann in einem Dokument stehen. Prüfen Sie dann aber, ob wirklich alle Punkte drin sind.
Dürfen Mitarbeitende ihren privaten ChatGPT-Zugang für Kanzleiarbeit nutzen?
Nein. Die BStBK nennt den Einsatz privater KI für dienstliche Zwecke in ihrer FAQ ausdrücklich unzulässig, weil Mandantendaten sonst ungewollt das Kanzleiumfeld verlassen können. Ein privater Account hat auch keinen Vertrag nach § 62a StBerG mit der Kanzlei. Stellen Sie deshalb ein freigegebenes Werkzeug mit Kanzleikonten bereit und schreiben Sie das Verbot in die KI-Richtlinie.
Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung für KI in der Kanzlei Pflicht?
Das hängt vom Risiko ab, das Art. 35 DSGVO zum Maßstab macht. Die BStBK meint, bei KI-Anwendungen sei eine Folgenabschätzung vielfach nötig, vor allem bei umfangreichen Mandantendaten oder Gesundheitsdaten, etwa aus Belegen für außergewöhnliche Belastungen. Wird sie nötig, muss nach der BStBK-FAQ auch eine kleine Kanzlei einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Für die Abschätzung brauchen Sie Angaben des Anbieters, etwa zu Funktionsweise und Trainingsdaten. Fragen Sie danach, bevor Sie sich entscheiden.
Quellen
- § 57 StBerG, Gesetze im Internet, abgerufen am 11.10.2026
- § 62 StBerG, Gesetze im Internet, abgerufen am 11.10.2026
- § 62a StBerG, Gesetze im Internet, abgerufen am 11.10.2026
- § 203 StGB, Gesetze im Internet, abgerufen am 11.10.2026
- Bundessteuerberaterkammer, FAQ: KI im steuerberatenden Berufsstand, Stand 27.01.2026 (PDF), abgerufen am 11.10.2026
- BMF: GoBD, 2. Änderung vom 14.07.2025 (PDF), abgerufen am 11.10.2026
- BMF: Amtliches AO-Handbuch 2025, Anhang 33 (GoBD, Rz. 20, 21, 151 ff.), abgerufen am 11.10.2026
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), EUR-Lex, abgerufen am 11.10.2026