Aktualisiert am 11.10.2026

Muster einer KI-Richtlinie für Mitarbeitende mit 12 Regeln

Eine KI-Nutzungsrichtlinie sollte sechs Fragen beantworten. Welche Werkzeuge sind erlaubt, und wofür? Mit welchen Daten? Wie werden Ergebnisse geprüft und gekennzeichnet? Wer schult, und an wen wendet man sich, wenn etwas schiefgeht? Unten finden Sie ein Muster mit 12 Klauseln zum Übernehmen, abgeleitet aus der Orientierungshilfe KI der Datenschutzkonferenz (DSK), den Empfehlungen des BSI und Art. 4 AI Act. Eckige Klammern markieren Stellen, die Sie ersetzen: Namen und Zuständigkeiten Ihrer Organisation, in Nr. 3 Beispiele, die Sie an Ihre Abläufe anpassen. Stand: Oktober 2026.

Viele Organisationen haben noch keine

Laut Bitkom hatten im Sommer 2025 erst 23 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten Regeln für den Einsatz von KI-Tools aufgestellt. In einer anderen Bitkom-Befragung, veröffentlicht im April 2026, gaben 12 Prozent der Erwerbstätigen, die KI im Job einsetzen, an, sie ohne Wissen des Arbeitgebers zu nutzen. Die DSK schreibt in ihrer Orientierungshilfe (Ziff. 2.2), es sei „davon auszugehen“, dass die eigenmächtige, unkontrollierte Nutzung „derzeit Realität in vielen Unternehmen und Behörden ist“.

Rechtlich gilt Art. 4 AI Act, seit dem 27.07.2026 in geänderter Fassung. Betreiber von KI-Systemen „ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals … zu unterstützen“. Ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren. Ein Zertifikat ist auch nicht nötig. Die naheliegende Maßnahme ist eine Richtlinie plus Schulung.

Drei Entscheidungen, bevor Sie das Muster kopieren

Zuerst müssen Sie wissen, welches Werkzeug Sie freigeben. Eine Richtlinie ohne freigegebenes Werkzeug ist ein Verbot mit Begründung. Das BSI empfiehlt, die Regeln technisch durch „die explizite Blockierung oder Freischaltung bestimmter Dienste“ zu unterstützen (Maßnahme M16), und freischalten können Sie nur, was Sie vorher ausgewählt haben.

Dann die Datenklassen. Nehmen Sie die, die Ihr Informationssicherheits-Management schon kennt. Erfinden Sie keine neuen.

Und schließlich die Frage, wer beteiligt werden muss: Datenschutzbeauftragte und Informationssicherheit, außerdem Betriebs- oder Personalrat. Als Form nennt die DSK eine Dienst- oder Handlungsanweisung oder eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung (Ziff. 2.2).

Das Muster zum Übernehmen

Der Mustertext steht jeweils im farbigen Kasten. Darunter erklären wir, woher die Klausel kommt.

Nr. 1 Zweck und Geltungsbereich

Diese Richtlinie regelt die Nutzung von KI-Anwendungen, insbesondere Sprachmodellen und KI-Assistenten, für dienstliche Zwecke bei [Organisation]. Sie gilt für alle Beschäftigten sowie für Externe, die in unserem Auftrag mit KI-Anwendungen arbeiten.

Art. 4 AI Act erfasst auch „andere Personen“, die im Auftrag mit KI arbeiten. Die EU-Kommission nennt als Beispiele Auftragnehmer und Dienstleister. Binden müssen Sie Externe allerdings über den Vertrag, denn die Richtlinie allein reicht dafür nicht.

Nr. 2 Freigegebene Werkzeuge und Accounts

Dienstlich dürfen nur die in Anlage 1 genannten KI-Anwendungen genutzt werden, und nur über die von [Organisation] bereitgestellten Accounts. Private Accounts und frei zugängliche Webdienste sind für dienstliche Inhalte nicht erlaubt. KI-Funktionen in bereits genutzter Software gelten erst als freigegeben, wenn sie in Anlage 1 stehen.

Grundlage sind DSK Ziff. 2.4 und BSI M16. Der letzte Satz ist für Assistenten gedacht, die per Update in Office- oder Fachsoftware auftauchen.

Nr. 3 Erlaubte und unzulässige Zwecke

Erlaubt sind zum Beispiel: Entwürfe von Texten, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Recherche in freigegebenen Wissensquellen, Programmierhilfe. Nicht erlaubt sind zum Beispiel: [Bewertung von Bewerbungen], [Leistungsbeurteilungen von Beschäftigten], [Entscheidungen über Anträge von Kunden oder Bürgern].

Die DSK empfiehlt ausdrücklich „konkrete Beispiele der zugelassenen und der untersagten Einsatzszenarien“. Passen Sie beide Listen an Ihre Abläufe an. Die Beispiele in Klammern haben wir mit Absicht gewählt, weil KI in Personalauswahl und Beschäftigung zu den Hochrisiko-Bereichen nach Anhang III AI Act gehört.

Nr. 4 Was eingegeben werden darf

Die zulässigen Eingaben richten sich nach der Schutzklasse der Information und nach dem Werkzeug (Anlage 1):

Verschlusssachen regelt diese Richtlinie nicht. Für sie gelten die Verschlusssachenanweisung (VSA) bzw. die Geheimschutzvorgaben von [Organisation].

Das BSI führt die fehlende Vertraulichkeit eingegebener Daten als eigenes Risiko (R2). Gemeint sind der Abfluss bei der Übertragung, der Zugriff des Betreibers und die Nutzung für Training.

Nr. 5 Personenbezogene Daten

Wer personenbezogene Daten eingibt, achtet darauf, dass nur das Nötige eingegeben wird. Namen zu entfernen reicht nicht, wenn die Person aus dem Zusammenhang erkennbar bleibt.

Das stützt sich auf DSK Ziff. 3.1. Das Entfernen von Namen und Anschriften reicht danach „regelmäßig nicht“. Die DSK erklärt das an einem Arbeitszeugnis „für einen Kundenberater im Autohaus X“.

Nr. 6 Ergebnisse prüfen

KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Wer sie verwendet, prüft sie inhaltlich, insbesondere Zahlen, Zitate, Fundstellen und Aussagen über Personen, und trägt die Verantwortung wie für eigene Arbeit.

Nach DSK Ziff. 3.3 und 3.4 sind Ergebnisse auf Richtigkeit und auf Diskriminierung zu prüfen, bevor sie weiterverarbeitet werden.

Nr. 7 Keine automatisierten Entscheidungen über Personen

Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Personen trifft ein Mensch, der den Vorgang selbst bewertet. Ein KI-Vorschlag darf nicht ungeprüft übernommen werden.

Hier greifen Art. 22 DSGVO und DSK Ziff. 1.6. Die DSK wird deutlich: „Eine lediglich formelle Beteiligung eines Menschen im Entscheidungsprozess ist nicht ausreichend.“

Nr. 8 Kennzeichnung

Bild-, Ton- und Videoinhalte, die mit KI erzeugt oder verändert wurden und echt wirken, werden als KI-erzeugt gekennzeichnet. Texte, die wir zur Information der Öffentlichkeit veröffentlichen, werden vor Veröffentlichung von einer verantwortlichen Person geprüft und freigegeben, andernfalls gekennzeichnet.

Art. 50 Abs. 4 AI Act gilt seit dem 02.08.2026. Für Texte betrifft die Pflicht nur Veröffentlichungen über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Die Klausel geht bewusst weiter. Bitkom nennt als zusätzliche Option eine Offenlegungspflicht für den KI-Einsatz.

Nr. 9 Verbotene Nutzungen

Nicht erlaubt sind unter anderem: das Erkennen von Emotionen von Beschäftigten, das Erzeugen täuschend echter Darstellungen realer Personen ohne deren Zustimmung und das Umgehen technischer Sperren oder Schutzfunktionen.

Emotionserkennung am Arbeitsplatz ist nach Art. 5 Abs. 1 lit. f AI Act seit dem 02.02.2025 verboten; Ausnahmen gibt es nur aus medizinischen oder Sicherheitsgründen.

Nr. 10 Schulung und Ansprechperson

Vor der ersten Nutzung nehmen Beschäftigte an einer Einweisung teil. [Funktion/Team] ist Ansprechperson für Fragen zur KI-Nutzung und pflegt Anlage 1.

Das ist Ihre Maßnahme nach Art. 4 AI Act. Halten Sie Teilnahme und Inhalte fest. Die DSK empfiehlt in Ziff. 2.7 Schulungen und Leitfäden, dazu Gespräche.

Nr. 11 Fehler melden

Wer versehentlich vertrauliche oder personenbezogene Daten in ein nicht dafür freigegebenes Werkzeug eingegeben hat, meldet das unverzüglich an [Datenschutz-Kontakt]. Wer einen Fehler unverzüglich meldet, muss deswegen keine arbeitsrechtlichen Folgen befürchten. Das gilt nicht für vorsätzliche Verstöße.

Eine Datenpanne ist der Aufsicht in der Regel binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden zu melden, außer sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Betroffenen (Art. 33 DSGVO). Ohne die Zusage, dass Ehrlichkeit nicht bestraft wird, erfahren Sie davon zu spät.

Nr. 12 Neue Werkzeuge, Überprüfung, Inkrafttreten

Neue KI-Anwendungen werden erst nach Prüfung durch [IT-Sicherheit] und [Datenschutz] in Anlage 1 aufgenommen. Diese Richtlinie wird mindestens jährlich überprüft. Sie tritt am [Datum] in Kraft.

Die Vorabprüfung, oft eine DSFA, stammt aus DSK Ziff. 2.3. Die Routine zur Überprüfung im Datenschutzmanagement empfiehlt Ziff. 2.8.

Anlage 1

Anlage 1 listet je Werkzeug den Namen und den Anbieter, die freigegebenen Schutzklassen und den Verarbeitungsort. Außerdem steht dort, ob Eingaben zum Training genutzt werden (die DSK rät in Ziff. 2.5, das abzuschalten), wer Ansprechperson ist und wann das Werkzeug freigegeben wurde.

Damit die Richtlinie gelebt wird

Jeder nutzt heute KI, verboten oder nicht. Eine Richtlinie wirkt erst, wenn es ein Werkzeug gibt, mit dem man sie einhalten kann. Sascha Schumann, CEO Myra Security

Die schwierigste Klausel ist Nr. 4. Sie verlangt bei jeder einzelnen Eingabe eine Entscheidung. Leichter wird das mit einem Werkzeug, das die Klassen technisch abbildet. In Myra AI Workspace zum Beispiel lässt sich ein Projekt auf „Nur lokal“ festlegen. Dann stehen nur Myra-Modelle auf Myras eigener EU-Infrastruktur zur Wahl, während Cloud-Modelle und Websuche gesperrt sind, externe Tools ebenso. (In bezahlten Self-Serve-Tarifen laufen Myra-gehostete Modelle nur mit dem Zusatzpaket „EU-Gov“.)

Neben der Modellauswahl zeigt eine farbige Anzeige vor dem Senden, wohin die Eingabe geht. Grün („Lokales Modell“, „Lokal + Maskierung“) heißt, sie bleibt bei Myra. Bei Gelb („Datenschutz an“) werden personenbezogene Daten maskiert, bevor die Eingabe an einen externen Anbieter geht. Rot („Datenschutz aus“) heißt, sie geht unmaskiert an einen Drittanbieter. Gibt die Organisation die Maskierung vor, können Nutzer sie nicht abschalten. Überflüssig wird die Richtlinie dadurch nicht. Nr. 4 lässt sich so aber im Alltag einhalten.

Wie man Schatten-KI überflüssig macht, statt sie nur zu verbieten, beschreibt der Beitrag Shadow AI überflüssig machen statt verbieten. Für Banken ergänzt die Seite KI unter DORA die Anbieterprüfung, für Krankenkassen die Seite KI im Gesundheitswesen. Die Pflichten aus dem AI Act im Überblick finden Sie im Knowledge-Hub EU AI Act.

Häufige Fragen

Ist eine KI-Richtlinie gesetzlich vorgeschrieben?

Eine ausdrückliche Pflicht, ein Dokument dieses Namens zu haben, gibt es nicht. Art. 4 AI Act verlangt aber seit dem 02.02.2025 Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Beschäftigten; seit 27.07.2026 lautet die Pflicht, ihre KI-Kompetenz zu unterstützen. Die DSK empfiehlt außerdem dokumentierte interne Weisungen dazu, welche KI-Anwendungen zu welchen Zwecken eingesetzt werden dürfen. Eine Richtlinie plus dokumentierte Schulung ist der einfachste Nachweis für beides.

Muss der Betriebsrat oder Personalrat zustimmen?

Oft ja. Die DSK weist darauf hin, dass die Einführung einer KI-Anwendung einen Mitbestimmungstatbestand erfüllen kann, und nennt als Form neben der Dienst- oder Handlungsanweisung die Dienst- oder Betriebsvereinbarung. Stellt der Arbeitgeber dienstliche Accounts bereit, liegt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nahe, im öffentlichen Dienst das Personalvertretungsrecht. Beziehen Sie die Vertretung früh ein.

Brauchen Mitarbeitende ein Zertifikat für KI-Kompetenz?

Nein. Die EU-Kommission schreibt in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, dass kein Zertifikat nötig ist. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 müssen Arbeitgeber auch kein bestimmtes Kompetenzniveau garantieren. Dokumentieren Sie, welche Schulungen und Hilfen Sie angeboten haben.

Dürfen Beschäftigte ihren privaten ChatGPT-Account für die Arbeit nutzen?

Davon rät die DSK ab: Für die berufliche Nutzung sollen Arbeitgeber Geräte und Accounts bereitstellen, weil über private Accounts Profile der Beschäftigten entstehen können. Dazu kommt: Was dort eingegeben wird, liegt außerhalb jeder Kontrolle der Organisation. Das Muster unten regelt das in Nr. 2.

Quellen

• DSK: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, Version 1.0, 06.05.2024, abgerufen am 11.10.2026
• BSI: Generative KI-Modelle – Chancen und Risiken für Industrie und Behörden, Version 2.0, abgerufen am 11.10.2026
• Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act), Art. 4, 5, 50, abgerufen am 11.10.2026
• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI), Neufassung Art. 4, abgerufen am 11.10.2026
• EU-Kommission: AI Literacy – Questions & Answers, abgerufen am 11.10.2026
• Bitkom: Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI, 21.10.2025, abgerufen am 11.10.2026
• Bitkom: Ein Drittel nutzt KI mindestens einmal pro Woche, 28.04.2026, abgerufen am 11.10.2026

Dieser Beitrag gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.